О шаблонах и мастерах

Лекция: Создание документов с использованием шаблонов и мастеров

В лекции дано понятие о шаблонах и мастерах Microsoft Word. Показаны возможности использования шаблонов и мастеров при создании документов. Описано создание типовых документов. Представлена возможность загрузки дополнительных шаблонов с веб-узла Microsoft Office Online.

Шаблоны и мастера используются для ускорения создания и оформления документов. Кроме того, за счет применения шаблонов и мастеров обеспечивается единообразие оформления документов

Шаблон - файл или файлы, содержащие структуру и инструменты для создания таких элементов законченных файлов, как стиль и макет страницы. Например, шаблоны Microsoft Word позволяют создавать отдельные документы, а шаблоны Microsoft FrontPage - целые веб-узлы.

Мастер - программа, задающая вопросы, а затем использующая полученные ответы для создания таких объектов, как форма или веб-страница.

При первой установке Microsoft Word на компьютер программа установки делает доступными многие мастера и шаблоны. Дополнительные шаблоны и мастера можно найти в Интернете.

Microsoft Word содержит шаблоны для создания различных документов, например, писем, факсов, записок и др.

В Microsoft Word 2003 для создания документа на основе шаблона следует воспользоваться областью задач Создание документа (рис. 7.1). Если эта область не отображена в окне Microsoft Word, то можно выполнить команду Файл/Создать , после чего она появится.

Рис. 7.1. Область задач "Создание документа"

В области задач в разделе Шаблоны необходимо один раз щелкнуть левой кнопкой мыши по ссылке На моем компьютере (см. рис. 7.1), в результате чего появится диалоговое окно Шаблоны (рис. 7.2).

Рис. 7.2. Выбор шаблона для создания документа в диалоговом окне "Шаблоны"

В диалоговом окне Шаблоны следует перейти во вкладку с требуемыми шаблонами, например, Письма и факсы (рис. 7.3), и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по значку применяемого шаблона, например, Современное письмо .

Рис. 7.3. Выбор шаблона для создания документа (группа "Письма и факсы")

После этого будет создан документ, содержащий текст и подсказки для ввода текста (рис. 7.4).

Рис. 7.4. Шаблон "Современное письмо" (фрагмент)

Если дважды щелкнуть по значку конверта в шаблоне письма (см. рис. 7.4), то откроется образец заполнения шаблона (рис. 7.5). Этот документ можно сохранить как файл, а можно закрыть не сохраняя.

Рис. 7.5. Образец заполнения шаблона

Текст в шаблон вводится обычным образом. Для ввода текста в поля, заключенные в квадратные скобки, нужно щелкнуть мышью по такому полю и после его выделения (рис. 7.6) ввести текст (рис. 7.7).

Рис. 7.6. Выделенное поле шаблона

Рис. 7.7. Заполненное поле шаблона

В некоторых случаях можно выбирать один из вариантов текста, предложенного в шаблоне. Для этого следует щелкнуть правой кнопкой мыши по полю и выбрать нужный вариант в контекстном меню (рис. 7.8). Но при желании можно ввести и свой текст.

Рис. 7.8. Выбор варианта заполнения поля шаблона

После заполнения всех полей и ввода всего необходимого текста документ можно напечатать и (или) сохранить как файл.

Однако если строго следовать подсказкам о содержании вводимой информации и использовать предлагаемое оформление, то получившийся документ в значительной степени будет расходиться с требованиями российских стандартов. Вот как, например, будет выглядеть письмо, созданное на основе шаблона "Современное письмо" (рис. 7.9).

Рис. 7.9. Письмо, созданное на основе шаблона "Современное письмо" (фрагмент)

После того, как шаблон сформирован, создать книгу на его основе очень просто. Хотя теоретически для этого можно использовать и обычную рабочую книгу, при этом всегда остается риск испортить оригинал. В случае с шаблонами этого не происходит, поскольку Excel создает копию файла, оставляя оригинал нетронутым и готовым для создания на его основе следующей книги.

1. На экране появится область задач Создание книги. Она позволяет как открыть существующий файл рабочей книги, так и создать новую книгу. Чтобы создать новую книгу на основе одного из сохраненных ранее шаблонов, в разделе Шаблоны выберите опцию На моем компьютере.

Совет Если вместо создания рабочей книги на основе шаблона нужно внести изменения в сам шаблон, поступают так. Из меню Файл выбирают команду Открыть, затем выбирают папку, в которой хранится шаблон, открывают его и редактируют. После внесения необходимых исправлений остается только сохранить файл, щелкнув на кнолке Сохранить или воспользовавшись командой Файл \ Сохранить. После этого все книги, основанные на этом шаблоне, изменятся в соответствии с изменениями, внесен-ными в шаблон.

Примечание Опция Из имеющейся книги области задач Создание книги, расположенная в разделе Создание, позволяет использовать в качестве шаблона любую рабочую книгу Excel.

1. В появившемся диалоговом окне Создание документа выберите вкладку Общие, если шаблон был сохранен в папке Шаблоны. В противном случае щелкните на вкладке с названием папки, вложенной в папку Шаблоны, в которой хранится шаблон. Кстати, в этом диалоговом окне представлены только те папки, в которых находятся шаблоны Excel.

1. Выберите нужный шаблон и щелкните на кнопке ОК или дважды щелкните на пиктограмме шаблона.

Примечание Если есть шаблоны, используемые в Excel по умолчанию, для их применения не требуется никаких специальных действий. Щелкните на кнопке Создать на панели инструментов. Копия используемого по умолчанию шабло-на откроется сама.

1. Excel создаст книгу на основе шаблона, как показано на рисунке. Обратите внимание, что имя книги отличается от имени шаблона. Новой книге присваивается имя, указанное в шаблоне плюс номер, вводимый в каждую книгу в отдельности. Используя шаблон, вы не рискуете испортить оригинал при сохранении основанной на нем копии.

1. Теперь можно ввести в новую книгу данные и сделать все необходимые изменения. В данном примере, в частности, вводятся название квартала, названия месяцев и объемы продаж.

Совет Чтобы удалить шаблон, щелкните правой кнопкой мыши на его имени в диалоговом окне Создание документа и выберите команду Удалить из появившегося контекстного меню. Однако этим способом нельзя удалять шаблоны, используемые по умолчанию.

Вы установили Word, в котором уже имеется несколько шаблонов- документов. Они не только могут служить образцом для создания собственного шаблона, но позволяют использовать их для быстрого создания документов. Чтобы создать документ на базе стандартного шаблона Word, выполните следующее.

1. Выберите команду Файл>Создать .

В области задач Создание документа можно работать со стандартными шаблонами Word.

1. Найдите необходимый вам шаблон.

Существует две области, в которых выбирают шаблоны. Первая - это Web-страница Microsoft. Невероятно интересное место, однако его обычно посещается только тогда, когда нечем больше заняться.

Вторая область обозначена на панели задач ссылкой На моем компьютере . Она соответствует папке с шаблонами, сохраненными в вашем компьютере.

1. Выберите из списка необходимый шаблон.

Если вы видите необходимый шаблон в списке, то выберите его- и дело с концом. В противном случае вам придется воспользоваться диалоговым окном Шаблоны (см. п. 4).

1. Щелкните на кнопке На моем компьютере.

Откроется диалоговое окно Шаблоны (рис. 17.1), в котором вы увидите большое количество вкладок (причем в каждой из содержится ряд шаблонов, мастеров и т.д.). На рис. 17.1 открыта вкладка Общие (в ней вы сможете увидеть все шаблоны, которые будете создавать сами).

Рис. 17.1. Диалоговое окно Шаблоны

1. Выберите необходимый шаблон.

Все шаблоны в диалоговом окне Шаблоны сгруппированы по типу документа, который вы хотите создать, и помещены в соответствующие вкладки. Для примера щелкните на ярлычке вкладки Письма и факсы. Вы увидите шаблоны и мастера, с помощью которых можно быстро написать письмо или факсимильное сообщение.

Мастера - это такие программы, которые берут вас за руку и проводят через весь процесс создания нового документа.

Шаблоны - это особые документы Word, в которых собраны различные стили, может содержаться текст и даже графические элементы - все, что необходимо для работы с новым документом. Например, шаблон Изысканное письмо, который содержится во вкладке Письма и факсы, включает всевозможные графы, не заполненные в определенных позициях. Заполнив или отредактировав их, вы получите образец делового письма.

Шаблон Новый документ на вкладке Общие- не что иное, как шаблон NORMAL.DOT. Word предлагает его всякий раз, когда вы открываете новый документ. Ну и зануда этот Word!

1. Щелкните на кнопке ОК .

• Word начнет новый документ, полностью подготовленный к работе: к нему подсоединены различные стили, шрифты и все, что ваша фантазия включила в шаблон. Вы имеете возможность использовать любой стиль из этого шаблона, просматривать текст, который находится в шаблоне, использовать его в своем документе и редактировать, если это необходимо.
• Когда вы открываете документ с шаблоном, последний не изменяется; новый документ просто "использует" стили шаблона и текст, который в нем уже содержится. Как изменить шаблон, вы узнаете из следующего раздела.
• Получить подробную информацию о мастерах можно в главе 18 .
• Word может использоваться в качестве редактора вашей электронной почты, если вы применяете встроенную программу Microsoft Outlook или Outlook Express. Создайте новое электронное сообщение, выбрав в диалоговом окне Шаблоны (на вкладке Общие) шаблон Сообщение электронной почты (см. рис. 17.1). Еще один способ создания электронного сообщения - щелчок на кнопке Конверт на панели инструментов. В этом случае Word просто является редактором электронных сообщений. Поскольку в данной книге собраны только основные сведения о работе текстового процессора, вы не найдете в ней информации о работе Word с программой Outlook или Outlook Express. Такого рода сведения ищите в других источниках.
• Некоторые собственные шаблоны Word можно использовать при разработке Web-страниц. Но, положа руку на сердце, следует отметить, что редактором Web-страниц Word можно признать с большой натяжкой. Иначе зачем было фирме Microsoft разрабатывать и продвигать на рынок программного обеспечения свою программу Front Page?

Создали яркое, динамичное слайд-шоу с удачным сочетанием эффектов и анимации? С помощью функции «Сохранить проект как шаблон» вы сможете использовать готовое видео как образец и создавать ролики из новых фотографий с применением тех же фильтров, переходов и клипарта. Статья научит работать с этой удобной опцией и получать эффектный результат в считанные минуты.

Как сделать шаблон?

Программа анализирует материалы, которые вы использовали – фотографии, маски, рамки, клипарты – и ищет среди них файлы в формате JPEG . Их она и будет в дальнейшем заменять на новые. Шаблон – «оболочка» слайд-шоу, комбинация эффектов, переходов, анимации и украшений. Иными словами, то, что останется от ролика, если убрать пользовательские фотографии. Видео, надписи, клипарты, фоновые картинки, титры и другие материалы останутся в неизменном виде.

Программа учтёт все фото, даже если они расположены на одном слайде. Дубликаты одной и той же фотографии редактор посчитает за один снимок. В случае, если вы использовали фото в качестве украшения или фоновой картинки и хотите, чтобы оно сохранилось в шаблоне, кликнете по нему в редакторе правой кнопкой мыши и выберите «Не заменять в шаблонах слайд-шоу» .

Если программа не обнаружит файлов в нужном формате, она укажет на ошибку и предложит дополнить слайд-шоу снимками.

Сделать шаблон можно за три простых шага:

При создании видео на основе шаблона программа «подставит» новые фотографии на место старых, с точностью повторив каждое движение, каждый спецэффект из ролика-образца.

Чтобы применить шаблон, в стартовом окне выберите режим «Слайд-шоу за 5 минут» . В списке категорий найдите группу «Пользовательские» – здесь будут хранится шаблоны, которые вы создали и создадите своими руками. Выделите нужный ролик и нажмите «Далее» .

Загрузите новые снимки. Их можно перемещать с помощью стрелок или перемешать в хаотичном порядке одним нажатием кнопки – так вы зададите последовательность снимков в слайд-шоу.

Обратите внимание – программа указывает рекомендованное число изображений, то есть количество JPEG-файлов, которое она «распознала» в видео-шаблоне. Это значение – приблизительное. Вы можете добавлять больше или меньше фото в зависимости от задумки. Если количество добавленных фото превысит рекомендованное, программа будет применять эффекты «циклично». Если в проекте-шаблоне 6 слайдов, а в новом видео – 18, то с 7 слайда эффекты в нём начнут повторятся заново.

После редактор предложит настроить звуковое сопровождение. Вы можете оставить музыку из шаблона, загрузить новую мелодию или пропустить этот этап. При необходимости добавленный аудиофайл можно обрезать, а также добавить эффекты плавного появления и затухания.

Нажмите «Готово» и дождитесь, пока программа заменит снимки из шаблона на новые. Через пару минут слайд-шоу появится в окне редактора, где вы сможете дополнительно усовершенствовать его или сохранить в нужном формате.

Здравствуйте, уважаемые читатели. Ранее мы с вами учились , где я вскользь коснулся шаблонов. Сегодня мы рассмотрим что такое шаблоны Word, как их использовать, создавать, сохранять изменять. Статья будет полезной тем, кто часто работает с однотипными (шаблонными) документами. Вы сможете один раз оформить содержимое, после чего лишь применять это оформление к каждому новому файлу.

Проще говоря, шаблон – это уже оформленный (частично или полностью) документ, в который достаточно только ввести свои данные. В состав шаблона входит форматирование (в т.ч. стили), текст, объекты Word (изображения, диаграммы, схемы и др.), стандартные блоки, а так же, пользовательские вкладки, команды и макросы.

Компания Майкрософт предлагает нам большой выбор уже готовых шаблонов различной тематики. Большинство из них доступны для загрузки на ресурсах разработчика.

Как создать документ Word на основе шаблона

Чтобы создать новый документ на основе шаблона, запустите Word или нажмите комбинацию Ctrl+N в запущенной программе. Откроется окно создания нового документа. В основной его части появится список рекомендуемых и личных шаблонов с миниатюрами. Выберите нужный и кликните по нему и нажмите «Создать». Если шаблон отсутствует на вашем компьютере, он будет предварительно скачан.

Если в списке нет нужного шаблона – попробуйте его найти. Вверху окна есть поле поиска, в котором нужно ввести короткий запрос по тематике и нажать Enter . Например, введем «Портфолио», посмотрим, что получилось.

Если найден подходящий шаблон – кликайте по нему и нажимайте «Создать». После загрузки шаблон прикрепится к новому документу. Далее уже дело за Вами, заполняйте его контентом.

Если у Вас уже есть готовый шаблон – кликните по нему дважды мышью в проводнике Windows. Программа создаст на его основе новый документ. Готовые шаблоны могут располагаться где угодно на компьютере, вы сами определяете куда их сохранить. По умолчанию они могут сохраняться в папку Компьютер – Документы – Пользовательские шаблоны Office .

Как присоединить шаблон к документу

Часто в организациях предусматривают различные корпоративные бланки, оформленные в определенной цветовой гамме с применением различных стилей. Если нужно создать такой бланк с нуля – воспользуйтесь описанным выше способом. Если же документ уже создан и нужно переопределить его шаблон со стилями – это можно сделать так:

1. Выполните на ленте Разработчик – Шаблоны – Шаблон документа . Откроется окно настройки шаблона. Если у вас на ленте нет вкладки «Разработчик» — прочтите , чтобы добавить вкладку на ленту;

1. В окне нажать Шаблон документа – Присоединить;
2. В окне проводника найдите нужный шаблон, дважды кликните по нему и нажмите Ок.

Шаблон будет применен к документу, изменится внешний вид слов и предложений, для которых определены стили и цвета из темы.

Как создать собственный шаблон Word

Как бы ни были хороши шаблоны от Майкрософт, однажды Вам понадобится создать свой шаблон в Ворде. Вы будете применять такое оформление, которое удобно вам и вашим читателям. Это отличный способ сформировать собственный «образ» документа или все тот же корпоративный документ с единой цветовой схемой, шрифтом и т.п.

Создать свой шаблон очень просто. Для этого и отформатируйте его вручную. Задайте шрифты, цвета, фигуры. Когда весь макет будет готов – сохраните документ, как шаблон. Например, выполните Файл – Сохранить как . Выберите место, где будет храниться ваш шаблон, а в окне проводника установите тип файла «Шаблон Word». Если будете использовать макросы или VBA – «Шаблон Word с поддержкой макросов».

Теперь создавайте новые файлы на основе этого шаблона. При сохранении, программа не будет изменять файл шаблона, а предложит создать новый текстовый документ Ворд на основе того самого шаблона, но с новыми данными.

Чтобы изменить шаблон — откройте его, как обычный документ, измените оформление и снова сохраните, как шаблон (с тем же именем или с новым).

Конечно, можно не заморачиваться с шаблоном, а просто заменить содержимое оформленного файла, после чего сохранить его под новым именем. Звучит гораздо проще, чем создавать шаблон. Но представьте, что вы нажали «Сохранить» вместо «Сохранить как» при первой записи нового документа. Вместо создания нового файла, программа сохранит изменения в старом. Старый файл будет заменен на новый и вернуть его уже не получится. Так что, шаблоны однозначно незаменимы.

Может быть, обывателю шаблоны покажутся слишком сложными и бесполезными. Но если вы должны соблюдать фирменный стиль, утвержденные цвета и шрифты, без шаблонов не обойтись. То же касается профессиональных пользователей Microsoft Word, у которых работа с программой занимает львиную долю рабочего дня. Когда можно экономить время на оформлении, почему бы это не делать? Я делаю и вам рекомендую – пользуйтесь шаблонами!

В следующей статье мы рассмотрим стили текста и как они делают за нас сложную и, порой, скучную работу. Заходите и читайте, вам это точно пригодится!