Зачем компании нужно голосовое приветствие. Звонок в компанию, торгующую кроватями и матрасами
Быть или не быть?
Голосовое меню (IVR) - это система сообщений, которая автоматизирует общение с абонентами. Да-да, это то самое записанное приветствие, которое проигрывается абоненту, когда тот набрал номер телефона компании , и затем помогает ему выбрать необходимый отдел.
1.Оптимизация времени клиента и компании. Время на поиск необходимой информации снижается, стоит только абоненту набрать добавочный номер и попасть к нужному специалисту. Компания также решает вопрос с временем - абонент не висит долго на телефоне и не занимает линию.
2. Повышение имиджа компании. Вовремя проигранное голосовое сообщение - это простой способ повысить имидж компании. Согласитесь, одно дело набрать номер телефона и слушать долгие гудки, гадая, отошла ли секретарша на обед или же компания прекратила свою работу. И совсем другое выслушать по телефону подробную инструкцию, куда следует нажать, чтобы попасть на нужный отдел.
Запись голосового приветствия обычно делегируется компании, которая предоставляет услуги телефонии. Но существуют и агентства, которые предоставляют услуги записи приветственных слов. В этом случае уже сразу на сайте можно выбрать диктора, который должен проговорить желаемый текст, и создать сообщение (можно даже обратиться за помощью в его составлении).
В мире меню
Как вы понимаете, по желанию можно записать любое голосовое приветствие. На него можно наложить музыку, а перед началом проиграть отрывок песни. Что можно сообщить в голосовом приветствии? Мы выделили несколько наиболее часто встречающихся примеров:
1. Приветствие для компании с несколькими офисами.
“Здравствуйте! Вы позвонили в компанию “Ромашка”. Чтобы соединиться с одним из наших салонов, нажмите 1. Чтобы узнать часы работы наших магазинов, нажмите 2. Если Вы хотите соединиться с центральным офисом, нажмите 3. Если Вы хотите работать в нашей компании, нажмите 4. Если у Вас есть замечания или пожелания, нажмите 9. Если Вы знаете внутренний номер абонента, введите его прямо сейчас в тональном режиме. Напоминаем, что с целью улучшения качества обслуживания все разговоры записываются”.
2. Приветствие для компании с одним офисом.
“Вас приветствует фирма “Чайный дом”. Для получения общей информации о компании нажмите 51. Для соединения с отделом продаж нажмите 52. Для соединения с финансовым отделом нажмите 11. Если у Вас остались вопросы, пожалуйста, оставайтесь на линии для соединения со специалистом”.
3. Приветствие-инструкция.
“Для повторного прослушивания сообщения нажмите 1. Для возврата к менеджеру - 2”.
4. Информирование о работе в праздничные дни.
“Здравствуйте, вы позвонили в “ООО”. К сожалению, в выходные наш офис не работает. Вы можете сделать заказ на сайте. Чтобы прослушать инструкцию о том, как сделать заказ, нажмите 1. Чтобы оставить факс, нажмите 2. Для того, чтобы прослушать информацию об акции, нажмите 3. Для того, чтобы узнать график работы офиса, нажмите 4”.
5. Просьба подождать ответа.
“Здравствуйте, Вас приветствует компания “Ромашка”. Пожалуйста, дождитесь ответа оператора”.
6. Благодарность за звонок и просьба оставаться на линии.
“Спасибо за Ваш звонок. Оставайтесь, пожалуйста, на линии. Вам ответит первый освободившийся оператор. В целях улучшения качества обслуживания все разговоры записываются”.
7. Навигация для возврата в меню.
“Чтобы вернуться в предыдущее меню, нажмите звездочку. Или оставьте сообщение после звукового сигнала”.
8. Отправка факса.
“Чтобы отправить факс, нажмите 0”.
9. В случае когда все специалисты заняты.
“В данный момент все специалисты заняты. Пожалуйста, оставьте свое имя, номер телефона, и мы перезвоним Вам в ближайшее время. Спасибо”.
10. О важности звонка.
“Ваш звонок очень важен для нас. Пожалуйста, оставайтесь на линии”.
Голосовое приветствие - это как визитная карточка компании. Оно знакомит с компанией и показывает ее реальное отношение к клиенту. Не будет приветствия, не будет и контакта с покупателем, а значит, и потенциальной продажи.
Корректно составленное голосовое приветствие позволяет создать положительное впечатление на позвонившего клиента, показать весь профессионализм компании! Сделайте действительно правильно - успех обеспечен! Статья подробно рассматривает особенности вопроса.
Задумайтесь, является ли ваше сообщение на автоответчике лаконичным, информативным и грамотным?
Да, несомненно, стандартная запись приветствия на телефон
«Привет, вы позвонили Джорджу. К сожалению, я сейчас не могу подойти к телефону. Пожалуйста, оставьте мне сообщение после сигнала, и я обязательно вам перезвоню…
»
все так же эффективна, но есть несколько деталей, на которые следует обратить внимание при составлении приветствия. К таким нюансам стоит отнести длину сообщения и то, что необходимо сказать абоненту.
Давайте рассмотрим тонкости составления записи на автоответчик для личного использования и для офисного.
Оптимальная длина телефонного приветствия
Запомните, запись автоответчика не должна быть длиннее 20 секунд. В подавляющем большинстве случаев 10-20 секунд будет более чем достаточно, чтобы предоставить абоненту всю необходимую контактную информацию и поблагодарить его за звонок.
Основные критерии для создания сообщения довольно просты. Так, в обязательном порядке включите в приветствие следующие части:
-
- быстрая благодарность за звонок. Каждый человек может быть занят и если вам звонят, то абонент заинтересован в разговоре и готов уделить время общению с вами. Не стоит принимать звонок за должное!
- электронный адрес или запасной номер телефона. Неплохим решением будет также настроить переадресацию вызовов;
- время, когда вы сможете перезвонить;
- уведомление, в котором говорится о вашем длительном отсутствии в офисе и что на звонок может ответить один из подчиненных;
- указания абоненту. Вы можете попросить человека оставить сообщение, перезвонить позже или отправить письмо на электронную почту.
Многие подумают, что все перечисленное не получится включить в 20 секунд, но будьте уверены, это более чем реально. Главное – делайте сообщение максимально простым и понятным.
-
- запись голоса на телефон может быть длиннее указанного выше диапазона. Но используйте это только в редких случаях, к примеру, когда необходимо направить абонента к определенному сотруднику или в определенный отдел;
- у вас должно быть голосовое сообщение для рабочего времени и периода, когда рабочий день закончился;
- при возможности используйте ведомственные сообщения.
Примеры приветствий для домашнего автоответчика
Все еще не знаете, с чего начать? Приведем несколько примеров, чтобы помочь вам:
-
- «Здравствуйте! Вы позвонили в "Доставку цветов по городу". Просим прощения, что не можем ответить на звонок. Пожалуйста, оставьте свою контактную информацию, и мы обязательно вам перезвоним. Спасибо и хорошего дня!
»
- «Благодарю за звонок! Вы позвонили Джиму из IT-отдела. Если вы слышите это сообщение, то сегодня я занят больше, чем обычно. Пожалуйста, оставьте свой номер и назовите свое имя, и я перезвоню вам в течение рабочего дня. Если это срочно, то пришлите письмо на почту доставка@цветовпогороду.ком Спасибо !»
- «Вы позвонили Максу. Я сейчас не в офисе и вернусь завтра, в четверг, 23 февраля. Чтобы оставить свое сообщение перейдите в голосовое меню , нажав 0. Приношу свои извинения за любые неудобства !»
Примеры голосовых сообщений для офисной мини-АТС
Голосовое меню:
-
«Спасибо за то, что позвонили в страховую компанию «Омега». Мы предоставляем коммерческим предприятиям и их сотрудникам страховку, требуемую государственными, местными, окружными и федеральными правилами. Чтобы позвонить в call центр и поговорить с агентом о существующем полисе, нажмите 1. Если вы только подаете заявку на получение страхования и вам нужна помощь, нажмите 2
.»
Сообщение-приветствие:
-
«Вы позвонили в отдел возврата денежных средств. Вы можете вернуть непонравившийся или неподходящий товар, используя прилагаемый RMA. Если вы желаете поговорить с нашим представителем, то, пожалуйста, оставьте свой номер, назовите свое имя и мы вам в скором времени перезвоним. Спасибо за звонок!
»
Текст для автоответчика должен быть максимально короткий и понятный. Чем лаконичнее и яснее, тем большим уважением проникнется клиент. Соблазн выдать всю информацию сразу велик, но тогда вы заставите позвонившего долго висеть на трубке без возможности пропустить вступление.
Лучше не использовать шаблонные фразы совсем, если в этом нет прямой необходимости. «Ваш звонок очень важен для нас» - лучше заменить, чем-нибудь более искренним и человечным, например, «Спасибо, что позвонили». Постарайтесь донести только очень важную и нужную в данный момент информацию.
Я подготовил для вас шаблоны стандартных текстов для автоответчиков, которые чаще всего заказывают у меня компании. Вы можете просто скопировать понравившийся вариант и отправить мне на озвучку, просто заменив название, адрес сайта и время работы. А можете скомпилировать свой вариант текста, взяв за основу эти примеры.
Приветственное сообщение универсальное
Здравствуйте. Вы позвонили в [название]. Мы решим ваши вопросы. Пожалуйста, дождитесь ответа специалиста.
Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Благодарим за звонок.
Здравствуйте. Спасибо за звонок в компанию [название].
Нерабочее время универсальное
Здравствуйте, вы позвонили в компанию [название]. Мы работаем в будни с 9 до 18 часов. Сейчас вы можете оставить голосовое сообщение после сигнала.
Спасибо за звонок в [название]. Мы работаем с 9 утра до 6 вечера. Сейчас вы можете посетить наш сайт или оставить сообщение после сигнала.
[название] работает по будням, с 9 утра до 6 вечера. Дополнительную информацию сейчас можно получить на нашем сайте . Чтобы оставить сообщение, нажмите звездочку в тоновом режиме.
Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Мы не можем ответить на ваш звонок. Пожалуйста, перезвоните в рабочее время.
Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Сейчас мы не работаем. Ждем вашего звонка по будням с 9 до 18 часов.
Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Сейчас мы не работаем, но вы можете оформить заказ на нашем сайте прямо сейчас. Адрес .
Нерабочее время вс-чт
Здравствуйте. Спасибо, что позвонили в компанию [название]. Сейчас нерабочее время. Оставьте сообщение после сигнала или перезвоните завтра.
Здравствуйте. Спасибо, что позвонили в компанию [название]. Сейчас офис не работает. Оставьте сообщение после сигнала или перезвоните завтра.
Здравствуйте. Спасибо, что позвонили в компанию [название]. Мы работаем в будни с 9 утра до 6 вечера. Вы можете оставить сообщение после сигнала или перезвонить завтра.
Нерабочее время пт-сб
Здравствуйте. Спасибо, что позвонили в компанию [название]. Сейчас нерабочее время. Оставьте сообщение после сигнала или звоните в понедельник, с 9 утра.
Здравствуйте. Спасибо, что позвонили в компанию [название]. Сейчас офис не работает. Оставьте сообщение после сигнала или перезвоните в понедельник, с 9 утра.
Здравствуйте. Спасибо, что позвонили в компанию [название]. Мы работаем в будни с 9 утра до 6 вечера. Вы можете оставить сообщение после сигнала или перезвонить в понедельник.
Нерабочее время сб-вс
Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Сегодня у нас выходной. Мы работаем по будням с 9 до 18 часов. Вы можете перезвонить или оставить сообщение после сигнала.
Долго не берут трубку
Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Если вы слышите это сообщение, значит, сейчас в офисе никого нет. Оставьте голосовое сообщение после сигнала, мы вам перезвоним.
Здравствуйте. Вы позвонили в [название]. Сейчас мы не можем ответить на звонок. Пожалуйста, оставьте номер телефона, мы вам перезвоним. Спасибо и хорошего дня.
Здравствуйте, вы позвонили в [название]. Оператор сейчас ответит, пожалуйста, оставайтесь на линии.
Здравствуйте. Вы позвонили в [название]. Ваш звонок очень важен для нас. Сейчас все операторы заняты. Пожалуйста, оставайтесь на линии. Вам ответит первый освободившийся оператор.
Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Сейчас все операторы заняты, пожалуйста, перезвоните позднее.
Разное время суток
Доброе утро.
Добрый день.
Добрый вечер.
Универсальные
Здравствуйте.
Приветствуем вас.
Вас приветствует…
Запись разговора
Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Все разговоры с оператором записываются для повышения качества обслуживания.
Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. В целях повышения качества обслуживания производится выборочная проверка содержания телефонных переговоров.
Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. В целях повышения качества обслуживания запись разговора может быть записана.
Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Будьте внимательны, все разговоры с оператором записываются.
Примеры записей в моей студии
Спокойный вариант
Энергичный вариант
(IVR - Interactive Voice Response) - это заранее записанные телефонные сообщения, помогающие вашим клиентам разобраться с навигацией и дозвониться в тот отдел компании, который ему нужен.
Такие инструменты оптимизируют работу секретаря или call-центра и создают положительный имидж предприятия.
У каждой серьезной компании должен быть автоответчик!
Разрядите атмосферу ожидания - дайте слушателю полезную информацию с помощью приветствия IVR в вашем автоответчике.
Ваш Клиент просто переводит телефон в тоновый режим - и вся нужная информация как на ладони!
- Для вас мы напишем оригинальный текст сообщения
- Запишем голос профессионального диктора
- Подберем подходящую музыку
- Переведем IVR запись в нужный формат
- Предоставим все необходимые документы
Оптимизируйте общение с Клиентом прямо сейчас!
И помните, вы покупаете не аудиоролик, вы создаете имидж своей компании!
Примеры IVR (голосового приветствия)
Продакшн-студия Звуч"Оk осуществляет абсолютно все этапы разработки записей для автоответчиков: от создания текста голосового IVR-приветствия до его записи и монтажа. Работать с нами удобно, так как весь рабочий процесс пройдет удаленно, без вашего непосредственного присутствия. Это однако не значит, что вы пускаете создание автоответчика для офиса компании на самотек: вы сможете контролировать данный процесс по телефону и/или интернету. Наши консультанты обеспечат оперативную обратную связь, ответят на все интересующие вас вопросы. Звоните из любой точки России на бесплатный номер 8-800-333-64-50 .
Заказ будет выполнен через несколько часов после того, как все его детали обговорены. Так же будет подобрана подходящая музыка на автоответчик. Затем автоинформатор будет отправлен Клиенту на электронную почту либо через названный им файлообменник. Запись предоставляется в указанном заказчиком формате для IVR.
Наши преимущества
Мы стараемся сделать все, чтобы сотрудничество с нами было максимально комфортным:
- Мы готовы выполнить заказ на голосовое приветствие в самые короткие сроки, ведь для успеха бизнеса бывает важен каждый час. Поэтому на создание записи мы тратим буквально несколько часов
- Мы также прекрасно понимаем желание Клиента сэкономить, поэтому предоставляем свои услуги по максимально низким ценам без потери качества. Цены на запись IVR голосового приветствия (меню) у нас всего лишь от 1950 рублей за аудиофайл продолжительностью до 30 секунд и большой банк .
- Большое внимание стоит уделять не только технической составляющей, но и самой записи, ее содержанию, качеству звука, тембру голоса. Именно к последним двум пунктам при подготовке голосового IVR-меню следует подойти наиболее тщательно, ведь по записи автоответчика потенциальные Клиенты будут судить об организации. Необходимо, чтобы запись была сделана качественно, а голос в трубке располагал к себе, был приятным и узнаваемым. Прежде чем записать голосовое приветствие, мы предлагаем выбрать из обширной базы дикторских голосов наиболее понравившийся. Наши режиссеры дадут советы по выбору подходящего для автоответчика голоса в связи с особенностями тембров и техники речи. После этого начнем запись приветствия для автоответчика. Кроме того, мы подберем музыку, которая будет подчеркивать красоту и характерность IVR голоса, а не заглушать его
- После того как запись на автоответчик для офиса будет утверждена, наша компания готова предоставить все необходимые документы, подтверждающие ваши права на её использование - а это имеет такое же важное значение для тех, кто заказывает запись на автоответчик для компании (IVR), как и качество записи
- Если будут объективные причины для доработки записи автоответчика, мы беремся бесплатно переделать ее. При изменении технического задания после начала работ запись корректируется за дополнительную оплату
Предложение не является публичной офертой! Информация приведена для ознакомления.
Интерактивное голосовое меню является сравнительно новой технологией, которая позволяет любому предприятию сделать общение с партнерами и Клиентами более простым и функциональным. Связь с голосовым IVR-меню осуществляется предельно просто - посредством кнопок телефона в тоновом режиме. Данное голосовое меню повысит качество обслуживания - следуя указаниям приятного голоса, любой позвонивший в автоматическом режиме получит ответы на большинство интересующих его вопросов. Если в систему не введена необходимая ему информация, звонок будет переведен на компетентного специалиста.
С помощью IVR компания может сэкономить деньги на персонале, а также использовать рабочее время сотрудников более рационально - ведь теперь им не потребуется по многу раз на дню отвечать на однотипные вопросы. IVR поможет разгрузить ваших сотрудников от выполнения монотонной работы, дав им возможность сконцентрироваться на своих непосредственных обязанностях. Это позволит значительно повысить их эффективность.
Что мы предлагаем своим Клиентам
- Заказывая голосовое приветствие на автоответчик нашей студии, вы будете иметь дело с одним исполнителем. Это позволяет лучше контролировать процесс, ведь вы всегда будете знать, к кому обратиться по поводу готовности заказа
- Мы сотрудничаем с известными дикторами и имеем обширную базу голосов, из которых можно выбирать наиболее подходящий именно для вашего голосового приветствия
- Студия Звуч’Ok обеспечивает Клиентов качественной продукцией по наиболее низким ценам, среди которых и запись голосовых приветствий, причем большим нашим преимуществом является быстрота выполнения заказов.Кроме того, мы можем создать автоответчик на английском, немецком и французском языках.
- На все выполненные услуги предоставляются письменные и устные гарантии, которые оформляются в договоре подряда. В соблюдении нами договоренностей вы можете убедиться по отзывам, ведь за 4 года существовании студия Звуч’Ok выполнила более 4000 заказов
Сообщение на автоответчик позволит Вашей организации стать более успешной, а продакшн-студия Звуч’Ok поспособствует этому, предложив вам качественную запись.
Как сделать запись на автоответчики mp3 и насколько это важно для бизнеса, читайте по ссылке .
Текст для голосового сообщения на автоответчик или АТС компании должен быть лаконичный и емкий. Чем быстрее и проще вы решите проблему клиента, с которой он к вам обратился, тем на большую лояльность его вы можете рассчитывать.
Идеальная продолжительность голосового приветствия – 15-30 секунд. Все, что звучит дольше, начинает раздражать. Насколько плохо влияют на конверсию длинные или короткие гудки в телефонной трубке, настолько же негативно воздействуют длинные и непродуманные ИВР-сообщения. Общие избитые фразы уже не работают. Клиенты не хотят слов ради слов. Большинство звонят для того, чтобы услышать живого человека – оператора колл-центра, менеджера, консультанта, продавца. Общение с роботом – это необходимость. Старайтесь минимизировать бездушный стиль общения, свести его на простой человеческий язык. «Спасибо, что позвонили» - лучше, чем «Ваш звонок очень важен для нас».
Я подготовил для вас шаблоны стандартных текстов голосовых приветствий на автоответчики и офисные АТС, которые чаще всего заказывают у меня компании. Вы можете просто скопировать понравившийся вариант и отправить мне на озвучку, заменив название, адрес сайта и время работы. А можете скомпилировать свой вариант текста, взяв за основу эти примеры.
Приветственное сообщение универсальное
Здравствуйте. Вы позвонили в [название]. Мы решим ваши вопросы. Пожалуйста, дождитесь ответа специалиста.
Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Благодарим за звонок.
Здравствуйте. Спасибо за звонок в компанию [название].
Нерабочее время универсальное
Здравствуйте, вы позвонили в компанию [название]. Мы работаем в будни с 9 до 18 часов. Сейчас вы можете оставить голосовое сообщение после сигнала.
Спасибо за звонок в [название]. Мы работаем с 9 утра до 6 вечера. Сейчас вы можете посетить наш сайт или оставить сообщение после сигнала.
[название] работает по будням, с 9 утра до 6 вечера. Дополнительную информацию сейчас можно получить на нашем сайте . Чтобы оставить сообщение, нажмите звездочку в тоновом режиме.
Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Мы не можем ответить на ваш звонок. Пожалуйста, перезвоните в рабочее время.
Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Сейчас мы не работаем. Ждем вашего звонка по будням с 9 до 18 часов.
Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Сейчас мы не работаем, но вы можете оформить заказ на нашем сайте прямо сейчас. Адрес .
Нерабочее время вс-чт
Здравствуйте. Спасибо, что позвонили в компанию [название]. Сейчас нерабочее время. Оставьте сообщение после сигнала или перезвоните завтра.
Здравствуйте. Спасибо, что позвонили в компанию [название]. Сейчас офис не работает. Оставьте сообщение после сигнала или перезвоните завтра.
Здравствуйте. Спасибо, что позвонили в компанию [название]. Мы работаем в будни с 9 утра до 6 вечера. Вы можете оставить сообщение после сигнала или перезвонить завтра.
Нерабочее время пт-сб
Здравствуйте. Спасибо, что позвонили в компанию [название]. Сейчас нерабочее время. Оставьте сообщение после сигнала или звоните в понедельник, с 9 утра.
Здравствуйте. Спасибо, что позвонили в компанию [название]. Сейчас офис не работает. Оставьте сообщение после сигнала или перезвоните в понедельник, с 9 утра.
Здравствуйте. Спасибо, что позвонили в компанию [название]. Мы работаем в будни с 9 утра до 6 вечера. Вы можете оставить сообщение после сигнала или перезвонить в понедельник.
Нерабочее время сб-вс
Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Сегодня у нас выходной. Мы работаем по будням с 9 до 18 часов. Вы можете перезвонить или оставить сообщение после сигнала.
Долго не берут трубку
Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Если вы слышите это сообщение, значит, сейчас в офисе никого нет. Оставьте голосовое сообщение после сигнала, мы вам перезвоним.
Здравствуйте. Вы позвонили в [название]. Сейчас мы не можем ответить на звонок. Пожалуйста, оставьте номер телефона, мы вам перезвоним. Спасибо и хорошего дня.
Здравствуйте, вы позвонили в [название]. Оператор сейчас ответит, пожалуйста, оставайтесь на линии.
Здравствуйте. Вы позвонили в [название]. Ваш звонок очень важен для нас. Сейчас все операторы заняты. Пожалуйста, оставайтесь на линии. Вам ответит первый освободившийся оператор.
Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Сейчас все операторы заняты, пожалуйста, перезвоните позднее.
Разное время суток
Доброе утро.
Добрый день.
Добрый вечер.
Универсальные
Здравствуйте.
Приветствуем вас.
Вас приветствует…
Запись разговора
Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Все разговоры с оператором записываются для повышения качества обслуживания.
Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. В целях повышения качества обслуживания производится выборочная проверка содержания телефонных переговоров.
Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. В целях повышения качества обслуживания запись разговора может быть записана.
Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Будьте внимательны, все разговоры с оператором записываются.
Примеры записей в моей студии
Спокойный вариант
Энергичный вариант